Le solde de tout compte (STC) est le document qui récapitule les sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat (CDI). Pour éviter les erreurs coûteuses, de nombreux gestionnaires de paie ou salariés utilisent Excel. Mais quelles sont les formules exactes à intégrer pour calculer l’indemnité de congés payés, de préavis et de licenciement ? Voici comment structurer votre tableau.
Les infos à retenir
- 📊 Les 3 piliers du calcul : Le STC comprend le salaire du mois en cours (au prorata), l’indemnité de congés payés (ICCP) et, selon le cas, l’indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle.
- 🧮 La règle du « plus favorable » (CP) : Pour les congés payés, Excel doit calculer deux méthodes (le maintien de salaire et le 10ème de la rémunération brute) et retenir automatiquement la plus élevée.
- ⚖️ L’indemnité de licenciement : Elle dépend de l’ancienneté. La formule légale est de 1/4 de mois par année jusqu’à 10 ans, puis 1/3 au-delà. Attention aux conventions collectives plus favorables !
- 📄 Le reçu libératoire : Le calcul n’est qu’une étape. La signature du « reçu pour solde de tout compte » par le salarié déclenche un délai de contestation de 6 mois.
Comment calculer l’Indemnité Compensatrice de Congés Payés (ICCP) sur Excel ?
C’est souvent la ligne la plus complexe. Dans votre fichier Excel, vous devez créer deux colonnes de comparaison pour respecter la loi.
Méthode 1 (Le 10ème) := (Total des salaires bruts de la période de référence) * 10%
Méthode 2 (Le maintien de salaire) := (Salaire brut mensuel / 21,67) * Nombre de jours de CP restants
(Note : 21,67 correspond à la moyenne de jours ouvrés par mois).
Formule finale Excel :=MAX(Cellule_Resultat_10eme ; Cellule_Resultat_Maintien)
Cette formule garantit que vous versez toujours le montant le plus avantageux pour le salarié, comme l’exige le Code du travail.
Comment intégrer l’indemnité de licenciement ?
Pour un CDI, l’indemnité légale de licenciement se calcule selon l’ancienneté. Créez une cellule « Ancienneté » (en années).
La formule de base (légale) à intégrer est la suivante := SI(Ancienneté <= 10 ; (Salaire_Ref * 0,25 * Ancienneté) ; ((Salaire_Ref * 0,25 * 10) + (Salaire_Ref * 0,33 * (Ancienneté - 10))))
Attention : Le « Salaire_Ref » (Salaire de Référence) est lui-même un calcul : c’est la moyenne des 12 derniers mois OU la moyenne des 3 derniers mois (le plus favorable des deux est retenu).
Le salaire du mois incomplet (au prorata temporis)
Si le salarié part le 15 du mois, il ne touche pas son salaire complet. Le calcul sur Excel se fait généralement selon la méthode des heures réelles := (Salaire Mensuel / Heures réelles du mois) * Heures réellement travaillées
Évitez la méthode du « trentième » (diviser par 30) qui est moins précise et parfois contestable en cas de litige.
L’avis du gestionnaire de paie
« Excel est un super outil de vérification, mais attention aux mises à jour légales. Le piège classique, c’est l’indemnité de licenciement conventionnelle. Votre tableau Excel calcule le légal, mais si la Convention Collective de la Métallurgie ou du Bâtiment prévoit plus, votre Excel est faux. Il faut toujours vérifier la convention collective avant de valider le montant final. »
Un outil puissant mais qui ne remplace pas la veille juridique
Construire un simulateur Excel pour le solde de tout compte est un excellent moyen de comprendre et de vérifier les montants. Cependant, la paie est une matière vivante. Les formules présentées ici sont celles du droit commun (Code du travail). Assurez-vous toujours qu’aucun accord d’entreprise ou de branche ne prévoit des dispositions plus favorables avant d’émettre le virement final.
Foire Aux Questions (FAQ)
🤔 L’indemnité de congés payés est-elle soumise aux charges sociales ?
Oui, totalement. L’ICCP est considérée comme du salaire. Elle est soumise à l’intégralité des cotisations sociales (salariales et patronales) et à l’impôt sur le revenu, tout comme le salaire de base.
📄 Le salarié est-il obligé de signer le reçu ?
Non. La signature du reçu pour solde de tout compte n’est pas obligatoire. Si le salarié refuse de signer, cela ne bloque pas le paiement. En revanche, s’il ne signe pas, le délai pour contester les sommes n’est pas réduit à 6 mois (il reste de 3 ans pour les salaires).
💰 Quand doit être versé le solde de tout compte ?
Il est exigible à la date de fin du contrat (c’est-à-dire à la fin du préavis, même s’il est non effectué). En pratique, il est souvent versé avec la paie habituelle du mois de sortie, pour des raisons de gestion comptable.
